Sebagai sebuah organisasi modern gerakan Pramuka selalu mengadakan penyesuaian sesuai perkembangan zaman, termasuk di dalam masalah administrasi. Di banyak satuan (seperti gugus depan), masalah administrasi ini banyak yang tidak terselenggara dengan baik. Baik itu disebabkan oleh kendala tenaga (SDM), ilmu maupun perlengkapannya.
Di bawah ini ada beberapa langkah mengenai pembenahan administrasi di gugusdepan titik sebagai contoh digunakan sistem administrasi Pramuka penggalang. Pengertian administrasi telah banyak dikemukakan oleh para ahli. Tetapi yang akan dicantumkan berikut hanya pengertian administrasi secara umum, yaitu:
- Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang menyangkut teknis ketatausahaan, seperti surat-menyurat, tulis-menulis, pengetikan, pembukuan, arsip-pengarsipan, dan sebagainya.
- Administrasi dalam arti luas adalah suatu proses kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan bersama.
Untuk administrasi pasukan penggalang dibutuhkan beberapa sarana pembantu, misalnya buku-buku administrasi pasukan penggalang, seperti:
- Buku Presensi (Daftar Kehadiran)
Buku ini berisi data kehadiran semua anggota, selain itu bisa juga disertakan iuran dan tabungan anggota.
| No |
Nama |
Kelas |
h |
s |
i |
a |
Iuran |
Tabungan |
Paraf |
| 1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Dst |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Keterangan: h=hadir, s=sakit, i=izin, a=alpa
- Buku Iuran
- Buku Tabungan
- Buku Acara Latihan
| No |
Kegiatan |
Waktu |
Tempat |
Peserta |
Biaya |
Ket |
| 1 |
|
|
|
|
|
|
| 2 |
|
|
|
|
|
|
| Dst |
|
|
|
|
|
|
- Buku Catatan Rapat (Notulen Rapat)
Hari/Tanggal : ....
Waktu : ....
Pokok Pembicaraan : ....
Pencatat : ....
| No |
Permasalahan |
Pemecahan |
Keterangan |
| 1 |
|
|
|
| 2 |
|
|
|
| Dst |
|
|
|
- Buku Inventaris (Perbendaharaan benda atau Peralatan)
| No |
Nama Barang |
Klasifikasi |
Jumlah |
Keadaan |
Sumber |
Ket |
| 1 |
|
|
|
|
|
|
| 2 |
|
|
|
|
|
|
| Dst |
|
|
|
|
|
|
- Buku Log (Catatan atau Peristiwa Penting)
| No |
Tanggal |
catatan |
Keterangan |
| 1 |
|
|
|
| 2 |
|
|
|
| Dst |
|
|
|
- Buku Kas Keuangan
| No |
Tanggal |
Jenis |
Uraian |
No.Bukti |
Jumlah |
Ket |
| 1 |
|
|
|
|
|
|
| 2 |
|
|
|
|
|
|
| Dst |
|
|
|
|
|
|
- Buku Catatan Pribadi Peserta Didik
| No |
Tanggal |
Nama |
Catatan |
Keterangan |
| 1 |
|
|
|
|
| 2 |
|
|
|
|
| Dst |
|
|
|
|
Buku catatan pribadi peserta didik ini hanya dipegang oleh pembina bukan oleh peserta didik, sebagai catatan kegiatan dan perkembangan peserta didiknya dan dapat dipindahtangankan kepada pembina baru sebagai bahan atau catatan.
- Buku Upacara Pelantikan
| No |
Tanggal |
Tempat |
Waktu |
Peserta |
Jenis |
Ket |
| 1 |
|
|
|
|
|
|
| 2 |
|
|
|
|
|
|
| Dst |
|
|
|
|
|
|
- Buku Adat Istiadat
Buku adat istiadat ini berisikan peraturan-peraturan yang berlaku khusus di satuan tertentu. Peraturan tersebut dapat berisi: Perintah, petunjuk dan larangan yang harus dipatuhi oleh anggota satuan yang bersangkutan.
- Buku Renungan
Buku ini berisikan renungan-renungan untuk berbagai kegiatan, seperti untuk upacara pelantikan, setelah latihan rutin, penerimaan anggota baru, malam perkemahan, dan sebagainya.
- Buku Tamu
| No |
Tanggal |
Waktu |
Nama |
Jabatan |
Tujuan |
Paraf |
| 1 |
|
|
|
|
|
|
| 2 |
|
|
|
|
|
|
| Dst |
|
|
|
|
|
|
- Buku Agenda (Surat Keluar atau Masuk)
| No |
Tanggal |
Keluar |
Masuk |
Lampiran |
Perihal |
Ket |
| 1 |
|
|
|
|
|
|
| 2 |
|
|
|
|
|
|
| Dst |
|
|
|
|
|
|
Keterangan : Keular dan Masuk = Nomor Surat
- Buku Ekspedisi (Keluar Surat)
| No |
No.Surat |
Tanggal |
Perihal |
Tujuan |
Paraf |
Ket |
| 1 |
|
|
|
|
|
|
| 2 |
|
|
|
|
|
|
| Dst |
|
|
|
|
|
|
Perpustakaan Pramuka
Satuan Pramuka hanya lebih baik jika dilengkapi pula oleh adanya perpustakaan pramuka. Buku-bukunya dapat diperoleh dari sumbangan peserta didik, keluarga, sekolah, perusahaan, dan orang-orang yang sukarelawaan memberikan bukunya. Pengolalaan dapat dilakukan bergantian.
Marilah sejak saat ini kita bersama-sama membenahi segi administrasi di satuan-satuan. Sebab masalah administrasi sangatlah penting, terutama untuk aktivitas para anggotanya. Seperti misalnya Kartu Tanda Anggota (KTA) yang kadang-kadang setelah bertahun-tahun dilantik menjadi pramuka, tetapi anggota tersebut belum memiliki Kartu Tanda Anggota (KTA).
Motivasi : "Jangan pernah berfikir bahwa kamu TIDAK BISA, tapi berfikirlah bahwa kamu PASTI BISA. Karena 1 orang OPTIMIS bisa mengalahkan 1000 orang yang PESIMIS."
0 Response to "Administrasi pramuka"
Posting Komentar